كيف تكتب رسالة رسمية

• ١ الرسائل
• ٢ كتابة الرسالة الرسمية
• ٣ عناصر الرسالة
• ٤ المراجع

الرسائل من أهم وسائل الاتصال عبر الزمان، فهي مستعملة منذ غابر العصور إلى يومنا هذا إلا أن شكلها قد تغيّر؛ فبعد أن كانت الرسائل تنقل من شخص إلى آخر عبر شخص يحملها معه أثناء سفره، ظهرت هناك مؤسسة خاصّة تدعى البريد، وظهر ما يُعرف بصناديق البريد، فيمتلك كل شخص وكل مواطن في الدولة صندوقاً بريدياً خاصاً به، أما التطّور الآخر الذي حصل للرسائل فهو ما يُعرف بالبريد الإلكتروني، وهو البريد الذي يُنشئه الشخص عن طريق المواقع الإلكترونية المختصة بهذا الأمر، حيث إنّ الرسائل تنتقل بكل سهولة ويسر عبر هذه الطريقة التي تتميز بالسرعة، وهذا الأمر من أكبر التطورات التي كانت قد حصلت لهذا النوع من أنواع وسائل الاتصال.

الرسالة الرسمية هي نوع من أنواع الرسائل، لها مَهمّة محددة خاصة بها، فهي ليست كالرسائل الشخصية عفوية في المشاعر، بل على العكس؛ فالرسالة الرسمية جادة في محتواها ومضمونها واللغة التي تُكتب بها، بالإضافة إلى أنها تختصّ بهدف مُحدّد فقط ويكون هذا الهدف رسمياً، ومن أمثلتها الرسائل ما بين الدوائر الرسمية في الدولة نفسها، أو الدوائر الرسمية في الدول المختلفة، ومن أمثلتها أيضاً الرسائل ما بين شخص ومؤسسة رسمية والعكس، أو بين مؤسستين لهما شخصيتهما الاعتبارية فيتراسلان لغاية التوثيق على سبيل المثال، وما إلى ذلك من أنواع.

عند كتابة الرسالة الرسمية لا بدّ من الانتباه إلى كلّ من النقاط الآتية: [١]

• اعرف مدى رسميّة الرسالة: كما تختلف الرسالة الرسمية عن الشخصية، فإن الرسالة الرسمية تختلف فيما بينها أيضاً بالاستناد إلى المُرسَل إليه، فالرسالة لرئيس القسم تختلف عن الرسالة لمدير الشركة، وكلتاهما تختلفان عن الرسالة إلى شركات أخرى. ولهذا، من المهم معرفة المرسل إليه لتحديد صيغة الرسالة المناسبة.
• حدّد طريقة الإرسال: من المهم معرفة إذا ما كانت الرسالة ورقيّة أو إلكترونية، والعاملان الأساسيّان هما: عامل الزمن، والعامل الشخصي للمرسل إليه إن كان يُفضّل نوعاً من الرسائل عن غيره.
• افهم السبب من الرسالة: لابد للهدف من الرسالة أن يكون واضحاً، فمعرفة السبب الرئيس لكتابة الرسالة يساعد على ترتيب الأفكار والجمل وتنسيقها، وتجنّب حشو الكلام، ويعمل على شرح الفكرة الأساسية مباشرة دون الحاجة إلى التلميح وإضافة أفكار أُخرى.
• اهتمّ باللغة: من أسوأ الأمور التي قد تحصل عن الكتابة بشكل عام هي الأخطاء اللغوية والأخطاء المطبعية، فهي تعطي انطباعاً بعدم الاحترافية، وتُنفّر المرسل إليه فيصبّ اهتمامه على ملاحظة الأخطاء ويبتعد عن الفكرة الرئيسة من الرسالة. إضافةً إلى أن اللغة يجب أن تكون بعيدة عن الخيالات والعواطف، وأن تكون موجزة ومختصرة، ولا تحتوي على أساليب الكتابة الأدبية.
• اعطِ علامات الترقيم حقّها: علامات الترقيم أمر مهم كما اللغة، فهي تساعد على توضيح معنى الجملة، وتُبيّن احترافية المُرسِل وقدرته على توضيح الهدف من الرسالة بأبسط الوسائل.

تتكون الرسالة الرسمية من بعض العناصر الأساسية، أهمّها: [٢]

• الترويسة: تضم الترويسة اسم وعنوان المُرسَل الذي يُحدّد في الزاوية اليمين أعلى الرسالة، وتشمل كل من المعلومات الآتية: اسم المؤسسة، موقعها، طبيعة نشاطها، رقم الهاتف والتيليفاكس، العنوان البريديّ، رقم السجلّ التجاري. أما إذا زادت الرسالة عن صفحة واحدة، فيتم الإستغناء عن كل هذه التفاصيل لتقتصر على اسم المرسَل إليه، والتاريخ، ورقم الصفحة على كل الصفحات.
• التاريخ: ويُكتب على الزاوية العليا للصفحة إلى اليسار، ويجب الانتباه إلى أنّ الشهر لا يكتب بالأرقام، إنّما بالحروف، أما اليوم والسنة فيُكتبان بالأرقام.
• العنوان الفرعي: ويتكوّن من ثلاثة أسطر: يضم السطر الأول عنوان المرسَل إليه مرافقاً لكلمة (السيّد) ومُسمّاه الوظيفي، ثم اسم الشركة أو المنظمة، ثم رقم البناية والشارع، ويحتلّ السطر الأخير اسم المدينة والدولة والرمز البريدي.
• الموضوع: وهو عنوان الرسالة الرئيس، ويأتي بطريقة مختصرة كعنوان للرسالة اختصاراً للوقت، وتوضيحاً للغاية من الرسالة.
• جسم الرسالة: يُقسم جسم الرسالة إلى ثلاثة أقسام رئيسة:
  • مقدمة: ويكون هدفها التقديم لمحتوى الرسالة وتمهيداً لما يأتي بعدها من أفكار.
  • عرض: صُلب الرسالة الأساسي، والذي فيه يتم شرح الأفكار، وتوضيحها من خلال ترتيب منطقيّ متسلسل لها.
  • خاتمة: تُعبّر في الغالب عن الرجاء في الحصول على ردّ على الرسالة، بطريقة تساعد على ترك انطباعٍ حسن لدى المرسَل إليه.
• التوقيع: يحتلّ الزاوية اليُسرى في آخر الرسالة، يضم اسم المُرسِل، أو ترميز الاسم ( الحرف الأول من اسم المرسل واسم عائلته)، وتحت الاسم يُدرج المُسمّى الوظيفي له.
• المرفقات: إذا كانت الرسالة مرافقة لبعض المستندات، يتمّ ذكر المستندات والوثائق المرسلة وعددها في أسفل الرسالة عند الزاوية اليُمنى.